O Processo de Compras é um conjunto de atividades estruturadas que garantem que uma empresa obtenha os produtos e serviços necessários para manter seu funcionamento. Essas aquisições podem variar desde itens básicos, como alimentos e materiais de manutenção, até produtos de alta tecnologia. Manter eficiência e um acompanhamento ágil nesse processo é crucial, uma vez que envolve transações com fornecedores, tendo um impacto direto na saúde financeira e na logística da empresa.
O primeiro passo para evitar prejuízos, aumentar a confiabilidade do negócio e garantir a satisfação da equipe financeira é estabelecer um fluxo organizado para o processo de compras. Neste artigo, exploraremos em detalhes o conceito e o funcionamento do processo de aquisição, ao mesmo tempo em que apresentamos estratégias para minimizar erros e aprimorar o desempenho.
O objetivo do Processo de Compras empresarial é abastecer a organização com os produtos e serviços essenciais para sua operação ideal. Normalmente gerenciado pelo departamento financeiro, esse processo começa com um pedido de compra originado em qualquer setor da empresa.
Esse pedido passa por uma etapa de aprovação. Uma vez aprovado, é enviado aos fornecedores e, após a avaliação das melhores propostas, um contrato é firmado. A jornada também abrange o monitoramento da entrega dos produtos e serviços solicitados.
A agilidade e a precisão no ciclo de geração, aprovação, envio e rastreamento dos pedidos de compra são cruciais. Garantir essa eficiência favorece um relacionamento saudável com os principais fornecedores e atende às expectativas dos solicitantes de todas as áreas da empresa.
Além disso, a falta de organização nesse processo pode resultar em falta de transparência nos gastos. Isso, por sua vez, dificulta o planejamento de melhorias futuras, um objetivo que está na agenda de praticamente todas as empresas. Segundo um relatório da consultoria global Deloitte, as três principais prioridades dos gerentes de aquisições, que são um elemento significativo do procedimento de compras em 2021, foram:
A transformação digital, que é a terceira prioridade desses gestores, pode ser um recurso valioso para alcançar os dois primeiros objetivos mencionados na pesquisa. Isso implica na contínua adoção de soluções tecnológicas para otimizar processos de negócios. Abordaremos mais sobre como essa transformação pode influenciar o procedimento de compras ao longo deste artigo.
Ainda sentindo incerteza? Vamos dar um mergulho profundo nos detalhes de cada etapa de um processo de compras típico. Claro, cada empresa tem sua própria pitada única, mas o segredo aqui é criar um procedimento com um ritmo constante. Assim, todos os envolvidos vão captar a batida clara das atividades em cada fase e entender direitinho o que é preciso para seguir em frente.
A solicitação de compras é um procedimento mediante o qual se busca obter os bens e serviços necessários para atender as demandas de um departamento (ou departamentos) dentro da empresa. Embora cada equipe possua suas particularidades, é crucial estabelecer um padrão coordenado pelo setor financeiro.
Alguns detalhes de suma importância a serem incluídos compreendem: a descrição detalhada do produto ou serviço almejado, a alocação orçamentária disponível, a classificação de prioridade associada à compra, o prazo desejado para a entrega do bem ou execução do serviço, possíveis fornecedores indicados, entre outros aspectos relevantes.
Após a solicitação ser formulada, é necessário que esta passe por um exame minucioso e obtenha a aprovação de uma autoridade competente. Esse processo é delineado com o propósito de evitar despesas desnecessárias ou que careçam de embasamento adequado. Embora a validação possa ser comunicada por via eletrônica, como e-mails, ou até mesmo por meio de documentos impressos, é importante reconhecer que tais abordagens acarretam riscos consideráveis e podem conduzir à perda de informações sensíveis. Uma alternativa mais segura repousa na manutenção desses registros em um software especializado em gestão de processos, atenuando, assim, os riscos associados a essas práticas.
Após obter a aprovação, a solicitação é transformada em uma ordem de compra. Esse documento é direcionado aos fornecedores interessados e é identificado por um código exclusivo. No caso de você ainda não ter selecionado um fornecedor para o serviço ou produto solicitado, esta é a fase em que você requisita cotações de diversos potenciais fornecedores e, posteriormente, decide pela opção que proporciona a mais vantajosa relação entre custo e benefício.
Uma vez que a proposta do fornecedor seja minuciosamente analisada e receba a aprovação necessária, é a vez da empresa compradora entrar em ação para forjar um contrato que se torna vibrante com as assinaturas das partes envolvidas. Nesse acordo, cada pormenor essencial da transação é minuciosamente retratado, abrangendo até mesmo os ajustes a serem implementados no serviço.
O aguardado momento de receber o produto da compra finalmente chegou! Agora, é hora de manter os olhos bem abertos nos prazos, não deixando espaço para demoras indesejadas. A empresa assume o papel de diligente vigilante, pronta para emitir um chamado firme ao fornecedor caso haja qualquer sinal de atraso. Nesse estágio crucial, a etapa de avaliação da qualidade dos itens entregues entra em ação, um verdadeiro baile de detecção de excelência. Se por acaso algo estiver fora dos trilhos, o fornecedor recebe um aviso imediato, e a corrida para a solução é iniciada em alta velocidade. O toque final desse ato é a emissão da nota fiscal pelo fornecedor, um documento que carrega consigo a confirmação dos números e detalhes do espetáculo de serviços prestados.
Chamamos isso de “Verificação Tripla”: é quando a mercadoria ou serviço entregue passa por uma análise minuciosa em conjunto com três documentos-chave: a solicitação de compra, a Ordem de Compra e a nota fiscal emitida pelo fornecedor. Se tudo estiver alinhado, o processo de compra está livre para avançar em direção à conclusão.
Se chegamos até aqui sem contratempos, é o momento perfeito para enviar a nota fiscal juntamente com os detalhes do fornecedor para a equipe especializada no departamento Financeiro. Eles tomarão as rédeas e cuidarão do pagamento com maestria.
As jornadas de compra de uma empresa englobam diversas fases, e negligenciar a definição ou otimização dessas etapas por meio de soluções digitais pode abalar as conquistas de todo o grupo, estendendo sua influência até mesmo a outros setores para além do Financeiro.
Imagine que todos os pedidos de compra sigam a rota convencional de serem encaminhados e aprovados por email. É factível que comunicações se extraviem nas caixas de entrada dos membros da equipe de Finanças, resultando em atrasos na obtenção de produtos ou serviços e prejudicando as operações da companhia. Outra possibilidade é que os pedidos cheguem com informações incompletas, o que demandará um esforço da equipe para localizar o solicitante e esclarecer os detalhes.
A confiança em uma planilha para administrar e compilar dados referentes a esse processo também tem suas desvantagens. Normalmente, os dados são inseridos manualmente no documento, o que pode resultar em imprecisões. Se há uma equipe trabalhando nesse processo, é necessário estar atento às edições simultâneas, que podem ocasionar confusões e a perda de informações cruciais.
A seguir, destacaremos alguns exemplos de desafios frequentes em processos de compras, especialmente naqueles que são conduzidos manualmente, sem qualquer grau de automação. Se você se identificar com algum desses cenários, saiba que é possível superá-los: basta traçar uma estratégia sólida e utilizar as ferramentas apropriadas.
Se apenas alguns membros da equipe estão encarregados de lidar com os pedidos de compras e fazem isso de maneira manual, é compreensível que a aprovação e a conversão em ordens de compra possam levar mais tempo. A ausência de um modelo padronizado para as solicitações dificulta a obtenção completa das informações de uma só vez, frequentemente demandando o contato direto com o solicitante para esclarecer questões.
Os especialistas do departamento Financeiro podem, por vezes, experimentar uma sensação de subvalorização ao executarem as mesmas tarefas cotidianas, levando à frustração diante de equívocos e da inevitabilidade de revisões. Caso a empresa cresça e esse crescimento não se traduza em um aumento proporcional da equipe financeira, há o risco de um acúmulo adicional de responsabilidades sobre eles.
A equipe como um todo acaba dedicando tempo considerável ao manter os clientes internos sempre a par do andamento das compras requisitadas, resultando em um uso menos eficiente do tempo. Essa dinâmica também pode desencadear uma relação desfavorável entre diferentes departamentos dentro da empresa.
A falta de organização no processo de compras pode ter impactos visíveis, como a demora na elaboração de contratos e até no pagamento aos fornecedores. Isso pode resultar na perda de parceiros altamente competentes, que proporcionam uma relação mais vantajosa entre custo e benefício.
Deseja superar esses obstáculos e outros desafios em seu processo de compras com uma solução de software de fácil utilização?
Aprimorar o controle de compras na sua empresa ganha eficiência ao ser concebido e estruturado em um formato de fluxo de trabalho. Isso envolve a criação de um fluxo de atividades sequenciais, cada uma delas com suas tarefas bem definidas, visando a conquista de objetivos específicos. Nesse contexto, seu objetivo pode se concentrar em adquirir os produtos necessários no menor intervalo de tempo e com a melhor relação entre custo e benefício.
Portanto, o primeiro passo para alcançar melhorias é analisar o seu processo atual e estabelecer um fluxo de trabalho otimizado. Reúna sua equipe e gestores, identifique os gargalos existentes e explore maneiras de provocar mudanças. Valendo-se de dados disponíveis, a opinião de clientes internos e gráficos, você pode definir as etapas do processo e descrever como cada tarefa será executada.
Uma vez concluída essa fase, é hora de implementar o fluxo de trabalho idealizado. Embora possa ser inicialmente uma representação teórica, a opção mais eficaz para as empresas é adotar um software de gestão de fluxo de trabalho. Essa plataforma possibilita a criação de fluxos do zero ou a utilização de modelos predefinidos, ao mesmo tempo em que centraliza todas as informações relacionadas às tarefas em um único local.
Você pode dar um passo adiante e automatizar o seu fluxo de trabalho digital. Certos softwares de Gestão de Processos de Negócios (BPM, na sigla em inglês) permitem que, a partir de gatilhos, você configure o próprio sistema para executar tarefas manuais e repetitivas que antes demandavam intervenção humana. Isso não apenas acelera o processo, mas também minimiza erros e aumenta o rendimento da equipe.
Adicionalmente, é crucial estabelecer uma conexão mais eficiente entre o seu processo e outros departamentos, de forma a otimizar a comunicação e a colaboração entre equipes. Utilizando ferramentas como formulários online, você padroniza a coleta de informações e as integra diretamente ao fluxo de trabalho digital.
Outro recurso valioso são as caixas de email compartilhadas, que simplificam a comunicação com pessoas externas à empresa, incluindo fornecedores. Ao concentrar todas as mensagens em um único ponto, esse recurso garante visibilidade total das mensagens e acelera a capacidade de resposta.
E acredite, todas essas estratégias podem ser implementadas por meio de um único programa. Vamos explorar mais a fundo esse tópico a seguir.
Já está bem claro que papéis, planilhas e emails não se encaixam como as melhores opções para otimizar o seu processo de compras. A solução ideal para dar um up nesse processo deve permitir que você construa o fluxo desde o começo, conecte-se com outros departamentos, estabeleça comunicações padronizadas com parceiros externos e ainda implemente automações para turbinar a sua eficiência.
Com esse objetivo em mente, a escolha certa é uma ferramenta que ofereça:
Formulários personalizáveis, permitindo uma coleta padronizada de informações tanto de clientes internos quanto de fornecedores, garantindo que nada fique para trás.
Desenvolvimento de fluxos de trabalho em uma interface visual e simples, sem a necessidade de conhecimento técnico em programação.
Modelos predefinidos para diferentes processos de compra, agilizando o seu caminho.
Painéis de controle para acompanhar todas as métricas relacionadas às operações de compras.
Um banco de dados integrado com os contatos dos seus fornecedores, conectando-se a cada etapa do fluxo.
Automações que são fáceis de criar e ajustar, garantindo uma execução mais ágil das tarefas.
Uma caixa de email compartilhada para que toda a equipe tenha acesso aos emails trocados com fornecedores, categorizando-os com etiquetas e direcionando threads específicas para supervisores designados.
Capacidade de integração entre essa ferramenta e outros programas que você já utiliza no seu processo, seja planilhas, calendários ou até sistemas de gestão internos (os famosos ERPs).
A escolha de uma ferramenta que ofereça todas essas funcionalidades é a chave para otimizar o seu processo de compras de maneira eficaz e eficiente.
De acordo com um estudo elaborado pela consultoria Forrester, cerca de 80% dos líderes empresariais percebem a importância das automações para aprimorar a eficiência de suas equipes no atendimento aos clientes. Caso você não queira ficar para trás nessa corrida, experimente a interface “no-code/low-code” oferecida pelo Apster. Com ela, você pode construir fluxos de trabalho e automatizá-los sem necessitar de conhecimento em programação. Uma vez dentro da plataforma, você também terá à disposição:
Aproveitando esses recursos, você estará preparado para evoluir o seu processo de compras e se destacar em um ambiente cada vez mais competitivo.
Experimente o Apster gratuitamente e veja como ele pode ser a resposta para aprimorar o controle de gastos, eliminar erros humanos e elevar a satisfação tanto dos clientes internos quanto dos fornecedores da sua empresa. Confira também o template de processo de compras no Apster e inicie já o processo de aprimorar suas solicitações!
